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La aplicación de estrategias adecuadas puede agilizar la gestión del inventario. Tanto si su empresa es un pequeño negocio como si se trata de un almacén de grandes dimensiones, hay que mantener la importancia de mantener un informe de inventario ordenado.
En este blog, examinaremos cinco estrategias eficaces para crear informes de inventario, acompañadas de ejemplos ilustrativos que le ayudarán a seleccionar el enfoque más adecuado para sus requisitos específicos.
Esto abarca tanto los métodos manuales tradicionales como las sofisticadas soluciones informáticas de gestión de inventarios.
¿Qué es un informe de inventario?
Un informe de inventario es una lista detallada de todos los productos de que dispone su empresa, incluidas las materias primas, los artículos en curso de elaboración y los productos acabados. Un informe de inventario debe incluir el nombre del producto, el número SKU, la descripción, el precio y la cantidad.
Ayuda a las organizaciones a hacer un seguimiento y gestionar los niveles de inventario, proporcionando datos importantes para fundamentar las decisiones relacionadas con las compras, las ventas y la producción. Los informes de inventario pueden generarse manual o automáticamente mediante un software de gestión de inventarios y son cruciales para garantizar una gestión eficaz de las existencias y evitar problemas como la falta o el exceso de existencias.
¿Para qué sirven los informes de inventario?
Control del nivel de existencias: Las listas de inventario son fundamentales, ya que ayudan a realizar un seguimiento de las existencias y a garantizar que satisfacen la demanda de los clientes.
Identificación del punto de pedido: Esto ayuda a identificar qué existencias se han repuesto y requieren reposiciones. También garantiza que se resuelvan los problemas de falta de existencias en el almacén.
Control de costes: Ayuda en la gestión presupuestaria y de costes identificando los costes de mantenimiento del inventario.
Previsión de la demanda: Los informes de inventario ayudan a planificar las fluctuaciones estacionales o los picos de demanda.
Eficacia operativa: La optimización de los procesos de almacenamiento y recuperación ayuda a agilizar las operaciones de gestión de almacenes.
Cumplimiento de la normativa: Garantiza el cumplimiento de las normas reglamentarias y del sector para el seguimiento de inventarios y la elaboración de informes.
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5 maneras de crear un informe de inventario
Listas manuales de inventario
Se trata de un método tradicional utilizado por diversos modelos de empresa. Implica contar manualmente cada artículo de la empresa, como las materias primas o las existencias, ya que suele haber un inventario limitado.
Ejemplo: Una pequeña librería local podría utilizar un libro físico para listar a mano todos los libros escritos por varios autores.
Software de hojas de cálculo
Suelen utilizarlo los modelos de negocio que requieren detalles sofisticados. Utilizan software de primera categoría como Google Sheets y Excel para crear listas de inventario digitales. Ayuda a clasificar y filtrar adecuadamente, lo que permite realizar cálculos con facilidad.
Ejemplo: Una boutique de ropa puede utilizar una hoja de cálculo Excel para mantener el inventario, enumerando los artículos con columnas para los nombres, tallas, colores y números de los productos y utilizando algoritmos para calcular el valor total de las existencias.
Software de gestión de inventarios
El software de gestión de inventarios agiliza el seguimiento de las existencias al incluir funciones avanzadas como actualizaciones en tiempo real, escaneado de códigos de barras y conectividad con otros sistemas corporativos. Esta estrategia es adecuada para almacenes con existencias más excelentes y necesidades más complejas, ya que mejora la eficiencia y la precisión.
Ejemplo: Un gran almacén de distribución puede utilizar un software para gestionar su inventario, actualizando automáticamente los niveles de existencias a medida que llegan los envíos y se cumplen los pedidos. El software también puede crear estadísticas y análisis exhaustivos sobre el rendimiento del inventario.
Los sistemas avanzados como el software de Addverb agilizan el inventario con actualizaciones en tiempo real y automatización.
Sistemas de lectura de códigos de barras
Las tecnologías de escaneado de códigos de barras facilitan el inventario al permitir que el personal del almacén escanee la mercancía utilizando dispositivos portátiles con rapidez. Esto reduce los errores humanos, acelera la introducción de datos y mantiene registros de inventario precisos.
Ejemplo: Un almacén logístico puede utilizar un sistema de lectura de códigos de barras para asignar un código de barras a cada artículo. El personal utiliza escáneres para registrar las llegadas, los movimientos y las expediciones, garantizando que los datos de inventario se actualizan en tiempo real.
Aplicaciones móviles
Las herramientas móviles de gestión de inventarios permiten gestionar las existencias desde cualquier punto del almacén a través de un dispositivo móvil, como un smartphone o una tableta. Estas aplicaciones suelen ofrecer funcionalidades como escaneado de códigos de barras, control de existencias y sincronización instantánea de datos.
Ejemplo: Un centro de distribución puede emplear aplicaciones móviles para que el personal realice comprobaciones de existencias, controle las entregas y ajuste las cantidades de inventario mientras se desplaza. La portabilidad de estas aplicaciones mejora la eficacia de las operaciones.
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Razones para automatizar su informe de inventario
Mayor precisión
Las automatizaciones evitan errores como el recuento erróneo o la introducción de datos incorrectos, garantizando registros de inventario precisos y actualizados.
Eficiencia temporal
La automatización acelera el seguimiento del inventario, reduciendo la carga de los miembros del personal que se dedican principalmente a la introducción de datos.
Visibilidad en tiempo real
Los sistemas automatizados proporcionan información en tiempo real, ofreciendo visibilidad sobre la disponibilidad de existencias, los pedidos y las reposiciones, mejorando así la toma de decisiones.
Ahorro de costes
Al eliminar el trabajo manual y gestionar eficazmente el inventario, la automatización supone un importante ahorro de costes.
Escalabilidad mejorada
Los sistemas de automatización pueden adaptarse fácilmente al crecimiento de la empresa sin necesidad de grandes ajustes para grandes inventarios.
Mejor previsión de la demanda
Los datos automatizados facilitan la previsión precisa y la programación del suministro, lo que permite integrar perfectamente las previsiones de consumo en la cadena de suministro.
Reducción al mínimo de las roturas de stock y el exceso de existencias
La automatización proporciona alertas tempranas de existencias bajas, garantizando niveles óptimos de existencias para satisfacer la demanda de los clientes. Así se evitan oportunidades de venta perdidas y costes de inventario excesivos.
Cumplimiento y auditoría simplificados
La automatización simplifica el mantenimiento de registros para el cumplimiento de la normativa y facilita el proceso de auditoría gracias a una mayor precisión.
Mayor eficacia operativa
La integración de la automatización del inventario con sistemas como WMS y ERP mejora la eficiencia operativa general.
Mejora de la satisfacción del cliente
Una gestión eficaz de las existencias permite a la empresa satisfacer rápidamente las necesidades de los clientes, lo que se traduce en una mayor satisfacción de éstos.
Addverb: Informes de inventario simplificados
Nuestro sistema de gestión de almacenes (Optimus) simplifica el seguimiento del inventario integrando tecnologías avanzadas de automatización y robótica. Con actualizaciones en tiempo real, fácil integración y funciones avanzadas de generación de informes, nuestra tecnología proporciona una gestión de inventarios eficiente y precisa.
Permite una automatización flexible, optimiza el control de inventarios y mejora la precisión de los pedidos, aumentando la eficacia operativa global.
Los robots automatizan los trabajos monótonos, aumentan la precisión y liberan a los trabajadores humanos para tareas más complicadas, lo que hace que la gestión de almacenes sea más inteligente y eficiente.
Nota final
Racionalizar la gestión del inventario es crucial para la eficiencia y la precisión operativas. Las cinco estrategias -listas manuales, software de hojas de cálculo, software de gestión de inventarios , escaneado de códigos de barras y aplicaciones móviles- ofrecen soluciones a medida para diferentes necesidades empresariales. Adoptar la automatización, como Addverb's Optimus WMS, mejora la precisión, la escalabilidad y la visibilidad en tiempo real, en última instancia, impulsar la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente.
Fundada en 2016, Addverb ofrece soluciones completas de robótica para la automatización industrial y de almacenes, con una fuerte presencia global a través de sus filiales en todo el mundo. La empresa ofrece una gama de productos de automatización interna, incluidos robots móviles autónomos, ASRS y tecnologías de clasificación. Presta servicio a más de 350 clientes, entre los que se incluyen empresas de renombre como Coca-Cola, Amazon y DHL.
