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¿Qué es la incorporación de proveedores?
La incorporación de proveedores consiste en dar de alta a nuevos proveedores en los sistemas de gestión de proveedores de su empresa y establecer su acceso a sus herramientas, procedimientos y flujos de trabajo para facilitar las transacciones con ellos.
En este blog, profundizaremos en varios aspectos, como las ventajas de la incorporación de proveedores, los factores a tener en cuenta antes de la contratación de proveedores y, por último, pero no por ello menos importante, los pasos del proceso de incorporación de proveedores. ¡Empecemos ya!
Ventajas de la incorporación de proveedores
- Proceso racionalizado y eficacia operativa: Un procedimiento eficaz de incorporación de proveedores establece un método coherente para dar de alta a nuevos vendedores como proveedores autorizados.
- Relaciones sólidas con los proveedores: Las relaciones sólidas con los proveedores ayudan a generar confianza, solvencia y una mejor comunicación. Como resultado, puede trabajar con un proveedor con relaciones sanas y beneficios duraderos.
- Mitiga el riesgo: Durante el proceso de incorporación, la mayor parte de la evaluación de proveedores se lleva a cabo para garantizar que la contratación de un proveedor específico no supone ningún riesgo para su empresa, ya sea desde el punto de vista reputacional, financiero o legal.
Factores a tener en cuenta para la incorporación de proveedores en la gestión de almacenes
1. Evaluar las necesidades del almacén: Para evaluar eficazmente las necesidades del almacén, es esencial abordar los cuellos de botella operativos, la precisión del inventario y optimizar la utilización del espacio. Revise la eficiencia de la mano de obra y otras posibles deficiencias en la distribución del almacén, y subsánelas de acuerdo con las estrategias necesarias para alinear los objetivos de gestión del almacén.
2. Definir los requisitos del sistema: Esto juega un papel crucial en la determinación del proceso de incorporación del proveedor, ya que puede elegir un proveedor que ofrezca un sistema que ayude a alcanzar los objetivos de gestión del almacén. Busque un SGA con sólidas medidas de seguridad, funciones integradas como el seguimiento del inventario en tiempo real y la gestión de pedidos, y una conectividad perfecta con los sistemas CRM y ERP.
3. Presupuestación y planificación financiera: Elabore un presupuesto claro que se ajuste a los objetivos operativos de su almacén. Calcule la propiedad, las licencias de software, los costes iniciales y las futuras actualizaciones relacionadas con el mantenimiento. Lleve a cabo un análisis coste-beneficio, que ayude a determinar el rendimiento de la inversión, a mejorar la eficiencia operativa y a reducir los costes a lo largo del tiempo.
4. Previsión de ventas: La previsión de ventas ayuda a determinar la cantidad y el tipo de productos adecuados que hay que solicitar a los proveedores para garantizar la prestación sin problemas de un servicio de calidad al cliente.
En la contratación, esta tarea la lleva a cabo el departamento interno de ventas. Abarca la proyección analítica de las ventas futuras mediante el análisis de los datos históricos de ventas, las tendencias actuales y futuras, los puntos de referencia del sector, etc.
Pasos del proceso de incorporación de proveedores
1. Evaluar la experiencia y reputación del proveedor: Seleccionar al proveedor adecuado es crucial para mejorar las capacidades de gestión del almacén. Es esencial evaluar la reputación y los años de experiencia del proveedor. Compruebe su trayectoria empresarial, su solvencia y el cumplimiento de la normativa por parte del proveedor. La elección del soporte de un proveedor es fundamental en lo que respecta a las opciones de personalización para la gestión de pedidos, el servicio posventa y los modelos de precios de las licencias.
Asigne a una persona de su organización la gestión del proceso de incorporación de proveedores. Elija a quien establezca los requisitos y ofrezca rendimientos satisfactorios a tiempo.
2. Integración y pruebas del sistema: Es esencial evaluar las opciones de personalización en relación con los modelos de precios del software y los procesos de automatización. La integración con el software de incorporación de proveedores adecuado es crucial. Asegúrese de evaluar la capacidad de integración con los sistemas ERP y CRM y los procesos automatizados para agilizar el procedimiento de incorporación, desde la presentación de documentos hasta el uso del software para la verificación.
3. Documentación de incorporación del proveedor: Es esencial crear un acuerdo de proveedor con varias cláusulas vitales y condiciones necesarias, que se enumeran a continuación:
- Bienes y servicios ofrecidos
- Intercambio de información confidencial
- Cobertura de pérdidas o daños
- Causas de rescisión del contrato
- Precios finales
- Destacar las condiciones de pago
- Cumplimiento de las normas fiscales del sector
4. Establecer reglas para la entrega: Es vital incluir en el contrato este requisito fundamental sobre las condiciones que esperas para la entrega de los productos y servicios.
- Establecer un calendario preciso para los envíos
- Explicar las causas de los posibles retrasos
- Garantizar el cumplimiento de las especificaciones de entrega
- Mostrar las opciones de seguro disponibles para cada servicio
- Aplicación de medidas de seguridad adecuadas para las mercancías
5. Provisión de gemelos digitales: Es un paso crucial en el proceso de incorporación de proveedores. En Addverb Technologies utilizamos de forma destacada la tecnología de gemelos digitales, que crea una réplica digital exacta de un lugar físico que incluye todas sus características y rasgos.
Este modelo nos permite realizar simulaciones con distintas configuraciones, lo que nos ayuda a anticipar los resultados, detectar posibles problemas y maximizar la eficacia.
Integramos gemelos digitales en el proceso de incorporación de proveedores para garantizar que los nuevos proveedores se integren fácilmente en nuestras operaciones y tengan una idea clara del sitio y su dinámica.
En Addverb Technologies, este proceso nos permite mejorar la eficiencia operativa, mitigar los riesgos y mejorar eficazmente la colaboración con los proveedores para crear un flujo de operaciones fluido y mantener una ventaja competitiva a medida que aprovechamos la tecnología de los gemelos digitales.
6. Formación y adopción del usuario: Es esencial evaluar un flujo de trabajo de compra-venta para entender claramente los pasos futuros, y una forma de empezar es probando la compra de productos. El proceso implica:
- Confirmación de una cantidad específica a un precio de compra determinado
- Creación de la factura de pedido
- Realizar el pago a los proveedores
- Tras recibir los pedidos, iniciar el proceso de venta
- Enviar los productos y generar las facturas de los clientes.
7. 7. Puesta en marcha y apoyo posterior a la implantación: Este es el último paso en el proceso de incorporación del proveedor, en el que todos los servicios del proveedor están totalmente desplegados y operativos. Implica una transición completa de la implantación al uso, garantizando que se completan todas las funcionalidades. La asistencia posterior a la implantación resuelve los problemas, mitiga los riesgos y garantiza una integración fluida con otros sistemas.
Conclusión
Para que un sistema de gestión de almacenes (SGA) tenga éxito es necesario un procedimiento eficaz de incorporación de proveedores. La evaluación exhaustiva de los proveedores, la comunicación inequívoca de las normas de cumplimiento, los programas de formación exhaustivos y las capacidades de integración del sistema son condiciones previas esenciales. Estos componentes garantizan una integración fluida, un funcionamiento eficaz y una productividad constante en las operaciones de almacén.
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Fundada en 2016, Addverb ofrece soluciones completas de robótica para la automatización industrial y de almacenes, con una fuerte presencia global a través de sus filiales en todo el mundo. La empresa proporciona una gama de productos de automatización interna, incluidos robots móviles autónomos, ASRS y tecnologías de clasificación. Presta servicio a más de 350 clientes, entre los que se incluyen empresas de renombre como Coca-Cola, Amazon y DHL.
