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Elegir el software adecuado para su empresa puede resultar desalentador, especialmente cuando se trata de gestionar sus operaciones de forma eficaz.
Dos opciones que se mencionan con frecuencia son la planificación de recursos empresariales y los sistemas de gestión de almacenes. Sin embargo, determinar cuál es el más adecuado para sus necesidades puede resultar complicado.
Para ayudarle a tomar una decisión informada, profundicemos en las disparidades, ventajas y características fundamentales de cada opción.
¿Qué es la planificación de recursos empresariales?
La planificación de recursos empresariales (EMS) es un sistema utilizado por las empresas que integra varias partes del negocio, como inventario, ventas, marketing, RRHH, finanzas, etc., en un único sistema unificado. Las aplicaciones EMS tienen un alcance más amplio y permiten automatizar procesos en toda la empresa.
Principales funciones del ERP
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- Integración y escalabilidad: Una aplicación se integra con varias otras operaciones empresariales, como la gestión de la cadena de suministro y la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), lo que permite agilizar la comunicación, ofrecer una asistencia completa al cliente y mejorar la eficiencia.
- Análisis y seguimiento en tiempo real: La avanzada aplicación de software ofrece información valiosa en tiempo real, lo que ayuda a los usuarios a tomar decisiones informadas y mantenerse actualizados.
- Interfaz fácil de usar: Los sistemas de planificación de recursos empresariales basados en la nube tienen una interfaz fácil de usar desde el móvil que ofrece grandes capacidades de navegación y garantiza una gran accesibilidad a la información.
- Seguridad avanzada y protección de datos: Unas medidas de seguridad sólidas son esenciales para cualquier sistema ERP sólido. El control de acceso, el cifrado de datos y el cumplimiento de normativas, como GDPR e HIPAA, son aspectos de seguridad indispensables.
- Contabilidad: Las funciones de contabilidad de un ERP permiten rastrear, almacenar y analizar datos financieros como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, libros mayores, presupuestos y previsiones. La gestión fiscal, la gestión de activos fijos, el reconocimiento de ingresos y la conciliación multidivisa son ejemplos de tareas complejas de las que pueden encargarse los sistemas.
¿Qué es un sistema de gestión de almacenes (SGA)?
Un sistema de gestión de almacenes (SGA) es un software que agiliza las operaciones de almacén, mejora el cumplimiento de los pedidos y permite maximizar el espacio. Garantiza que los artículos y las materias primas circulen por el almacén de forma eficiente y rentable. Además, los sistemas SGA proporcionan visibilidad del inventario de su empresa en todo momento y desde cualquier lugar.
Principales funciones del SGA
1. Gestión del inventario: Un sistema de gestión de almacenes ofrece un seguimiento del inventario en tiempo real, con trazabilidad de las mercancías. Incluye lo siguiente
- Soporte para unidades de mantenimiento de existencias (SKU)
- Registro de atributos como números de serie, lotes y fechas
- Lectura de códigos de barras para garantizar que las existencias son correctas.
2. Gestión de pedidos: Un SGA garantiza la integración de las funciones de gestión de pedidos relacionadas con el procesamiento de pedidos de venta, la preparación de pedidos, el embalaje, el envío, las devoluciones, la facturación y las devoluciones. Incluye los siguientes atributos:
- Gestión de pedidos pendientes
- Seguimiento de consultas
- Análisis e informes
3. Gestión de la ubicación del almacén: La capacidad de identificar y clasificar de forma única el espacio en su almacén es un aspecto esencial de un sistema de gestión de almacenes. Incluye los siguientes atributos:
- Lectura de códigos de barras para rastrear ubicaciones
- Informes sobre el tráfico de inventario
4. Gestión de expediciones: Un SGA debe ser capaz de automatizar componentes específicos de los requisitos de envío de un almacén. Selección automatizada de mensajería y servicios en función de los detalles del pedido y el paquete, el destino y la documentación requerida.
- Producción de documentos
- Integración y creación de etiquetas de envío
- Recepción automática de información de seguimiento
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¿La gestión de almacenes forma parte del ERP?
En las conversaciones con empresas que buscan software de gestión de inventarios, los términos sistema de gestión de almacenes y software de planificación de recursos empresariales suelen utilizarse indistintamente. Sin embargo, es esencial tener en cuenta que, aunque el software empresarial posee funciones de gestión de almacenes, es distinto del SGA, y hay factores que lo diferencian.
Diferencias clave entre ERP y SGA
¿Cuáles son las ventajas del ERP?
- Datos centralizados: Centraliza los datos de varios departamentos como RRHH, finanzas y contabilidad y crea una base de datos unificada. Esto garantiza una gestión adecuada de la empresa y permite una toma de decisiones eficaz. Con los datos centralizados, las empresas pueden mejorar su coordinación, agilizar los procesos y aumentar la eficiencia.
- Escalabilidad: A medida que su empresa crece, un sistema de planificación de recursos empresariales puede gestionar cargas de trabajo cada vez mayores, más usuarios y procedimientos más complicados sin necesidad de realizar cambios significativos en la infraestructura existente. En pocas palabras, es un activo valioso para las organizaciones.
¿Cuáles son las ventajas del SGA?
1. Optimización de las operaciones de almacén: Los sistemas de gestión de almacenes mejoran el flujo del almacén determinando el uso más eficiente del espacio en planta en función de las características de las tareas y los materiales. En las instalaciones, el uso del espacio y el análisis del plano de planta se utilizan para evaluar cómo debe aprovecharse mejor el espacio y ofrecen posibilidades de reducir el desperdicio de superficie y el tiempo empleado en localizar la mercancía.
2. Exactitud del inventario: El uso de un sistema de gestión de almacenes le permite tener visibilidad del inventario y realizar un seguimiento de los pedidos de suministros, lo que garantiza altos niveles de satisfacción del cliente.
La implantación de la automatización del sistema de gestión de almacenes mediante escaneado, RFID u otras técnicas de seguimiento de ubicaciones garantiza la visibilidad dentro del almacén. Minimiza los casos de inventario olvidado, perdido o extraviado por falta de integración del SGA.
La demanda de productos y la estacionalidad pueden controlarse, y las funciones de previsión pueden resultar prácticas.
3. Cadena de suministro optimizada: Un sistema de gestión de almacenes optimiza las operaciones de almacén mejorando la eficiencia y reduciendo los gastos.
Al reducir al mínimo las tareas improductivas, el personal del almacén puede garantizar entregas rápidas y precisas.
El ahorro de tiempo y costes, junto con la mejora de los procedimientos y los datos, pueden beneficiar posteriormente a las partes interesadas internas y externas en la mejora de su rendimiento operativo.
Ayuda a mejorar el proceso de tramitación de pedidos, optimizando las operaciones de la cadena de suministro y reduciendo al mismo tiempo las existencias y otros costes iniciales.
ERP vs. SGA: ¿cuál elegir?
Un sistema de gestión de almacenes está diseñado para gestionar el inventario y las operaciones de almacén, mientras que EPS ayuda a racionalizar operaciones empresariales como RRHH, finanzas, fabricación y atención al cliente en varias empresas. En resumen, le sugerimos que opte por el software que mejor se adapte a sus necesidades y objetivos empresariales.
Teniendo en cuenta varios factores, como el coste y la escalabilidad, un sistema de gestión de almacenes ofrece más razones para ser utilizado debido a sus características eficientes y rentables y a un mejor rendimiento de la inversión.
Addverb's Warehouse Management System: Addverb's Optimus es un software de última generación que ofrece amplias opciones de personalización para aumentar la eficiencia del almacén.
Mediante la aplicación de técnicas avanzadas, Optimus optimiza la utilización de los recursos y los flujos de materiales, lo que permite agilizar las operaciones y aumentar la productividad. Coordina a la perfección la logística de entrada y salida, facilitando el movimiento fluido de mercancías dentro del almacén.
Con sus sólidas funciones de control de inventario, Optimus garantiza una visibilidad precisa y en tiempo real de los niveles de existencias, lo que reduce eficazmente los casos de ruptura de existencias y de exceso de existencias.
Conclusión
Esperamos que las indicaciones anteriores le hayan proporcionado información valiosa sobre qué software es el mejor para su empresa y cómo puede aprovecharlo junto con otros recursos para mejorar su negocio y optimizar las operaciones de almacenamiento. Si elige el sistema de gestión de almacenes de Addverb, podrá potenciar las operaciones de su almacén, mejorar la gestión del inventario, obtener información basada en datos y tomar decisiones informadas.
